Współpraca na podstawie umowy B2B wciąż zyskuje na popularności. Takie rozwiązanie niesie ze sobą wiele korzyści, ale także wiąże się z istotnymi wyzwaniami i wymaga świadomości zagadnień związanych z odpowiedzialnością finansową firmy. W tym artykule omówimy najważniejsze aspekty dotyczące modelu B2B i możliwych konsekwencji niewywiązywania się z umów.

Kontrakt B2B – czym jest?

Umową B2B (z j. ang. business-to-business) nazywamy umowę cywilnoprawną zawieraną między dwoma firmami na określonych warunkach. Stroną może być spółka akcyjna, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka osobowa lub jednoosobowa działalność gospodarcza. Tego rodzaju współpraca odbywa się na równych zasadach, a kontrakt jest regulowany przepisami kodeksu cywilnego.

W przypadku B2B nie występuje podległość służbowa, która jest charakterystyczna dla umowy o pracę, regulowanej kodeksem pracy. W ramach kontraktu biznesowego żadna ze stron nie musi też określać miejsca i czasu wykonania zlecenia. Jest to zatem rozwiązanie, które daje stronom dużą swobodę w kształtowaniu warunków współpracy.

Co powinna zawierać umowa B2B?

Umowa B2B polega na tym, że jedna strona zobowiązuje się świadczyć określone usługi na rzecz drugiej, a druga strona ma obowiązek wypłacić pierwszej stosowne wynagrodzenie. W ramach kontraktu mogą być realizowane różne rodzaje zleceń. Jednym z najważniejszych elementów tego dokumentu jest dokładne określenie przedmiotu umowy w sposób czytelny i akceptowalny dla obu stron.

Poza tym umowa B2B powinna zawierać:

• dane identyfikacyjne obu firm,
• termin realizacji zlecenia,
• jasno określoną cenę, termin i sposób płatności,
• klauzule dotyczące odpowiedzialności obu stron w przypadku dostarczenia wadliwych produktów, niedopełnienie terminów,
• procedury związane z reklamacją,
• klauzule dotyczące ochrony danych osobowych oraz poufnych informacji handlowych,
• warunki wypowiedzenia umowy,
• konsekwencje prawne związane z niewywiązaniem się z umowy,
• postanowienia dotyczące odstąpienia od odpowiedzialności w przypadku zdarzeń niezależnych od stron, takich jak klęski żywiołowe czy działania wojenne,
• klauzule określające prawo stosowane w przypadku sporów oraz sąd będzie właściwy do ich rozstrzygania.

Stworzenie kompleksowej umowy B2B to podstawa udanej współpracy oraz gwarancja przejrzystości i bezpieczeństwa dla obu stron.

Zalety i wady umowy B2B

Umowa B2B to forma współpracy, która daje obu stronom wiele korzyści, ale też wiąże się z określonymi wymogami i ograniczeniami.

Jej główne zalety to:

• redukcja kosztów pracowniczych, ponieważ nie ma konieczności odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne,
• redukcja kosztów związanych z wynajmem powierzchni biurowej i użytkowaniem biura,
• wyższe wynagrodzenie dla osób pracujących na zasadach B2B,
• możliwość odliczenia kosztów uzyskania przychodu, jeśli osoba prowadząca działalność rozlicza się według skali podatkowej lub liniowego podatku dochodowego,
• elastyczność czasu i miejsca pracy,
• możliwość zwiększenia dochodów, umowa B2B często pozwala na współpracę z wieloma firmami jednocześnie, co przekłada się na większą liczbę zleceń, a tym samym wyższe dochody.

Kontrakt B2B posiada też pewne wady. Zaliczamy do nich:

• brak praw pracowniczych, co oznacza, że osoba samozatrudniona nie ma żadnych praw gwarantowanych przez kodeks pracy, jej stanowisko pracy nie jest chronione, nie przysługuje jej urlop wypoczynkowy ani dodatki za staż pracy,
• brak benefitów pracowniczych, takich jak bony na święta, pakiety medyczne, roczne premie czy imprezy integracyjne,
• samodzielna księgowość i odprowadzanie składek, przedsiębiorca musi sam pamiętać o wystawieniu faktur, przelewach do ZUS-u, opłaceniu podatku i składaniu deklaracji rozliczeniowych.

Niektóre firmy w ramach kontraktu B2B oferują możliwość wzięcia urlopu, pakiety medyczne oraz inne dodatkowe benefity. Przed rozpoczęciem współpracy warto sprawdzić, czy i jakie dodatkowe benefity są uwzględnione w kontrakcie B2B oraz na jakich zasadach można z nich korzystać.

Kontrakt B2B – potencjalne pułapki

Dla wielu osób kontrakt B2B wydaje się bardzo opłacalną alternatywą i często tak faktycznie jest. Jednak warto wiedzieć, jakie konsekwencje prawne i ograniczenia niesie ze sobą taka forma współpracy, aby uniknąć ewentualnych nieporozumień. Najważniejsze z nich to:

• większe ryzyko utraty źródła dochodu związane z brakiem ochrony pracowniczej,
• obciążenia podatkowe i ubezpieczeniowe, które zwiększają miesięczne koszty prowadzenia działalności,
• ryzyko pozornej działalności gospodarczej, o którym mówimy, gdy warunki pracy na umowie B2B przypominają stosunek o pracę, co może prowadzić do nieprzewidzianych konsekwencji prawnych i finansowych,
• negatywny wpływ umowy B2B na zdolność kredytową, co wynika z faktu, że banki często preferują stałe umowy o pracę i traktują je jako bardziej stabilne źródło dochodu,
• obowiązek płacenia podatku VAT po przekroczeniu limitu przychodów, co wiąże się z dodatkowymi obowiązkami administracyjnymi.

Umowa B2B – jak chronić swoje interesy?

Aby zminimalizować ryzyko finansowe związane z kontraktem B2B, warto przede wszystkim dokładnie sprawdzać kontrahentów przed nawiązaniem współpracy pod kątem ich sytuacji finansowej oraz opinii w branży. Ważne jest także ustalenie jasnych warunków płatności, a także stosowanie zabezpieczeń w postaci zaliczek czy wprowadzenie kar umownych w przypadku opóźnień.

Skuteczną ochronę interesów firmy mogą zapewnić klauzule zawarte w umowie, w tym na przykład:

• klauzula konkurencyjności – zakazuje jednej lub obu stronom podejmowania działań konkurencyjnych względem partnera biznesowego,
• klauzula wyłączności – zobowiązuje jedną ze stron do korzystania z usług lub produktów dostarczanych przez drugą stronę umowy,
• klauzula o prawach własności intelektualnej – wskazuje, kto jest właścicielem praw intelektualnych wynikających z projektu,
• klauzula rozwiązywania sporów – określa, jakie metody będą wykorzystywane do rozwiązywania ewentualnych konfliktów,
• klauzula gwarancyjna – definiuje obowiązki jednej ze stron w zakresie jakości dostarczonych towarów lub usług, a także przewiduje możliwe działania naprawcze.

W przypadku kontraktów B2B kluczowe jest również ustalenie zasad prowadzenia dokumentacji finansowej, aby zapewnić transparentność i zgodność z przepisami. Wszystkie transakcje powinny być odpowiednio udokumentowane, co obejmuje faktury, umowy, potwierdzenia płatności oraz inne dokumenty potwierdzające wykonanie usług lub dostaw. Przedsiębiorca musi także regularnie monitorować swoje przychody i wydatki, aby możliwe było szybkie zidentyfikowanie potencjalnych problemów.

Analiza umowy B2B – co możemy dla Ciebie zrobić?

Umowę B2B warto dokładnie przeanalizować pod kątem prawnym, aby uniknąć niekorzystnych zapisów i potencjalnych sporów w przyszłości. Prawnicy z naszej kancelarii sprawdzą dla Ciebie zapisy dotyczące m.in. zakresu obowiązków, wynagrodzenia, odpowiedzialności, poufności i konkurencji. Zadbamy o to, aby Twoje interesy były należycie chronione, a współpraca przebiegała bezproblemowo. Skontaktuj się z nami i rozwijaj swój biznes na własnych zasadach!