Zatrudnienie pracownika z zagranicy stało się dla wielu bydgoskich firm sposobem na uzupełnienie braków kadrowych w warunkach kurczącego się rynku pracy. Korzyści idą jednak w parze z odpowiedzialnością. Powierzenie pracy z naruszeniem przepisów naraża przedsiębiorcę na dotkliwe sankcje finansowe, a niekiedy także karne, tym bardziej że od 1 czerwca 2025 roku obowiązuje całkowicie nowa ustawa regulująca tę materię.

Zmieniła ona dotychczasowe procedury i zaostrzyła nadzór nad legalnością powierzania pracy. Przyjrzyj się obowiązkom, jakie spoczywają na pracodawcy. Rzetelna legalizacja pracy w Bydgoszczy wymaga dziś znajomości aktualnego stanu prawnego i właśnie tym tematem zajmiemy się w artykule.

Nowa ustawa o powierzaniu pracy cudzoziemcom

Fundamentem obecnego systemu jest ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. 2025 poz. 621), która zastąpiła wcześniejsze regulacje rozproszone w ustawie o promocji zatrudnienia.

Ustawodawca postawił sobie dwa cele jednocześnie, czyli:

• uproszczenie formalności po stronie uczciwych przedsiębiorców;
• skuteczniejsze ściganie nadużyć.

Najbardziej odczuwalną zmianą jest zniesienie tak zwanego testu rynku pracy, czyli obowiązku uzyskiwania od starosty informacji o braku kandydatów na dane stanowisko wśród obywateli polskich i unijnych. Zniknięcie tego etapu wyraźnie skróciło drogę do zatrudnienia obcokrajowca.

Podstawy legalnego zatrudnienia

Legalne powierzenie pracy opiera się na dwóch filarach, czyli na:

• legalnym pobycie cudzoziemca
• uprawnieniu do wykonywania pracy.

Niedopuszczalne jest zatrudnienie osoby, która nie spełnia wymogów pobytowych albo nie dysponuje właściwym dokumentem uprawniającym do pracy. W zależności od obywatelstwa i charakteru zatrudnienia w grę wchodzi:

• oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy,
• zezwolenie na pracę wydawane przez wojewodę,
• zezwolenie na pracę sezonową,
• jednolite zezwolenie na pobyt czasowy i pracę.

Dobór właściwej ścieżki bywa trudny, ponieważ procedura oświadczeniowa dotyczy wyłącznie obywateli wybranych państw wskazanych w rozporządzeniu, a pozostałe przypadki wymagają pełnego postępowania o zezwolenie.

Elektronizacja procedur i nowe opłaty

Od czerwca 2025 roku wnioski o zezwolenie na pracę sezonową oraz oświadczenia o powierzeniu pracy składa się wyłącznie elektronicznie przez portal praca.gov.pl. Dokumenty wniesione w innej formie pozostają bez rozpoznania.

Z dniem 1 grudnia 2025 roku weszły w życie kolejne akty wykonawcze, które ujednoliciły katalog wymaganych załączników i podniosły opłaty.

• Za zezwolenie na pracę powierzaną na okres do trzech miesięcy przedsiębiorca zapłaci obecnie 200 zł, za okres dłuższy 400 zł.
• Przy delegowaniu cudzoziemca przedsiębiorca zapłaci 800 zł.
• W przypadku pracy sezonowej przedsiębiorca zapłaci 100 zł.

Obowiązki informacyjne pracodawcy

Aktualne prawo imigracyjne nakłada na podmiot powierzający pracę szereg powinności, które trzeba dopełnić w całości, bo proces ten dosłownie decyduje o legalności całego procesu.

Umowę z cudzoziemcem trzeba zawrzeć na piśmie przed rozpoczęciem pracy i przedstawić w języku dla niego zrozumiałym, przy czym dopuszczalna jest wersja dwujęzyczna zwalniająca z osobnego tłumaczenia.

Warunki wykonywania pracy, a więc zakres obowiązków, wynagrodzenie i okres zatrudnienia, muszą odpowiadać treści zezwolenia lub oświadczenia. Do najważniejszych obowiązków należą:

• powiadomienie urzędu o podjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie 7 dni od daty wskazanej w oświadczeniu;
• zawiadomienie o niepodjęciu pracy w terminie 14 dni od planowanego rozpoczęcia;
• zgłaszanie każdej zmiany warunków zatrudnienia, takiej jak podwyższenie wynagrodzenia, zwiększenie wymiaru czasu pracy czy zmiana stanowiska, w ciągu 7 dni;
• przechowywanie kopii dokumentu legalizującego pracę przez cały okres zatrudnienia oraz przez dwa lata, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek prawny.

Jakie sankcje grożą za nielegalne zatrudnienie?

Druga strona reformy to wyraźne zaostrzenie odpowiedzialności. Nowe przepisy podniosły górne granice grzywien, a kontrole Państwowej Inspekcji Pracy mogą być obecnie prowadzone bez wcześniejszego uprzedzenia, które wcześniej wynosiło co najmniej siedem dni.

Pracodawca powierzający pracę z naruszeniem przepisów ryzykuje karą sięgającą kilkudziesięciu tysięcy złotych, a w razie wykrycia pozornego outsourcingu lub powierzenia pracy osobie przebywającej nielegalnie konsekwencje mogą objąć także odpowiedzialność karną. Z tego względu udział doświadczonego doradcy na etapie planowania rekrutacji jest inwestycją, a nie zbędnym kosztem.

Dlaczego warto korzystać ze wsparcia kancelarii?

Skomplikowanie procedur, częste nowelizacje i surowe sankcje sprawiają, że samodzielne prowadzenie postępowań legalizacyjnych bywa ryzykowne. Adwokat dla pracodawcy oceni status pobytowy kandydata, dobierze właściwą podstawę zatrudnienia, przygotuje dokumentację i poprowadzi korespondencję z urzędem wojewódzkim oraz inspekcją pracy.

Kancelaria Adwokacka Dariusza Lubińskiego zapewnia kompleksowe wsparcie w zakresie legalizacji pracy w Bydgoszczy, od weryfikacji dokumentów cudzoziemca po reprezentację w razie kontroli. Jeśli planujesz zatrudnić obcokrajowca i chcesz mieć pewność, że dopełnisz wszystkich obowiązków, skontaktuj się z nami, a poprowadzimy Cię przez procedurę bezpiecznie i sprawnie.